①掲載広告の決定から広告原稿のチェック
編集部門5部署の最後の一つは広告部。広告部長は、全ての面に設けられた広告欄を取り扱う広告部の責任者です。広告部長には、自己の裁量で、どの号にどの広告主様の広告を載せるか、および、掲載依頼が来た広告を掲載するか否かを決定する権限があります。広告部員と分担して広告主様と連絡を取り、頂いた広告データをチェックします。広告主様との連絡についてはメール管理を徹底します。広告データの確認では、ファイル形式によってチェックする項目が大きく異なります。不具合があった場合は広告主様に説明し、修正をお願いすることになります。広告業務において最も難しいところです。どの段階においても広告部員への指導、広告部員との連携は欠かせません。

②印刷所での仕事
新聞広告が全て揃い、編集長に入稿したら、広告部長は、所定の「印刷所期間」に印刷所へ出向きます。印刷所の方から広告を実際の掲載サイズで印刷した紙を頂き、問題なければ「校了」します。不具合があれば広告主様に連絡します。実際の紙面に掲載された広告の出来栄えを確認する重要な仕事です。

③新聞お届け
広告部の仕事は広告を掲載して終わりではありません。広告主様に紙面電子版をお送りするのはもちろんですが、紙媒体の紙面が何部必要かを伺い、直接お届けするか郵送します。広告部長は、新聞お届けの段階についても広告部員にお届け・郵送の方法その他注意点を教えます。

④広告部のやりがいとは？
新聞広告の依頼を受けたら「広告掲載申込書兼契約書」という書類を作成します。広告部では単に「契約書」と呼んでいます。契約書には掲載号や広告掲載サイズなどを記入し、弊社の角印を押し、割印もします。そのうえで広告主様にもご記入いただき、押印・割印をしていただきます。部活動で契約書を作成する機会はどれほどあるのでしょうか。普通はそのような機会はありません。広告部にはまさにほかの部活動や部署では経験できない事務作業があります。

広告部の活動は、弊紙で何かを宣伝したいと考えている方がいるからこそ成り立ちます。広告主様のご希望を伺い、広告枠を確保した時点で感謝のお言葉を頂くことが多いです。そして、発行のお知らせや紙面送付の際も感謝のお言葉を頂きます。「次もお願いします」「来年も載せてくださいね」――このようなお声があるからこそ弊紙広告欄は毎号埋まっているのです。それゆえに弊紙は発行することができます。弊紙の読者だけでなく広告主様のためにも――皆さんも広告部で「人のため」になる活動を一緒に始めませんか。